Чек коррекции: как сделать правильно

Чек коррекции – это фискальный документ, который оформляется через онлайн-кассу при выявлении ошибки в расчетах. Он используется, чтобы внести изменения в данные, уже переданные в ФНС, если расчет был проведен неверно или не был пробит вовремя, и помогает избежать штрафов в соответствии с 54-ФЗ.

В этой статье мы разберемся, в каких ситуациях нужно оформлять чек коррекции на онлайн кассе, как правильно его сделать, что делать при ошибке, как выглядит документ и какие действия нужно выполнить сразу же после его пробития в 2025 году.

В каких случаях оформляется чек коррекции

Чек коррекции на онлайн кассе требуется оформлять тогда, когда в расчетах с клиентами была допущена ошибка, и необходимо внести корректные данные в налоговую отчетность. Его пробивают не по факту оплаты, а для исправления ранее совершенной фискальной операции. Это может быть как технический сбой, так и нарушение кассовой дисциплины. Главное условие – необходимость зафиксировать корректные сведения о расчете и передать их в ФНС через ККТ.

Корректировку нужно формировать в следующих случаях:

• продавец не пробил фискальный документ при расчете с покупателем, но операция была проведена (например, по карте или наличными);
• была пробита оплата на неверную сумму – как в большую, так и в меньшую сторону;
• операция была оформлена без передачи данных в ОФД (например, касса работала в автономном режиме и не обновила сведения);
• был неправильно выбран вид расчета – например, вместо предоплаты пробили итоговую оплату;
• произошло двойное фискальное оформление одной и той же продажи;
• нужно учесть возврат, но возвратный документ не был оформлен в нужный срок;
• налоговая потребовала внести изменения по результатам проверки или сам продавец выявил несоответствие в фискальных документах;
• ошибочно применена система налогообложения или не были указаны обязательные реквизиты;
• ранее не была оформлена продажа, и только по истечении времени появилась необходимость ее зафиксировать официально (например, в случае с выездными продажами).

Во всех перечисленных случаях документ коррекции позволяет привести учет в порядок и избежать проблем с налоговой инспекцией. Но важно понимать: пробивать такой чек нужно строго по правилам, с корректным указанием суммы, основания, даты расчета. Об этом подробно поговорим далее.

Как сделать (пробить) чек коррекции на онлайн-кассе

Корректировка оформляется вручную, и пошаговый процесс его формирования отличается от обычного. Он не создается автоматически в момент расчета, а составляется отдельно – на основании внутреннего акта, распоряжения или решения налогового органа.

Основная задача – зафиксировать корректные данные о ранее совершенной операции, в которой была допущена ошибка. Такой документ важно формировать в строгом соответствии с требованиями 54‑ФЗ и формата фискальных документов (ФФД).

Чтобы правильно пробить чек коррекции на онлайн-кассе, должны использоваться такие этапы:

1. Составьте акт о выявленном нарушении – это может быть внутренний документ компании, где указывается причина, дата, сумма некорректного расчета.
2. Выберите на кассе режим оформления чека коррекции – в зависимости от модели ККТ, это может быть отдельная функция в меню или специальная команда.
3. Укажите тип расчета: приход (если была неучтенная оплата) или возврат прихода (если сумма была пробита неверно или задвоена).
4. Внесите точную сумму корректировки – ту, которая должна была быть пробита изначально.
5. Обязательно добавьте дату и время операции, к которой относится коррекция, чтобы отразить ее в нужный отчетный период.
6. Укажите основание: «по требованию ФНС» или «по инициативе пользователя» – это важный реквизит для отчетности.
7. Заполните обязательные поля: ИНН покупателя (если есть), реквизиты акта, данные кассира и организации.
8. Сформируйте и отправьте подтверждение корректировки в ОФД, как и любой другой фискальный документ.

Некоторые онлайн-кассы позволяют сделать коррекционный документ через личный кабинет или специализированное ПО, связанное с ККТ. Это может упростить процесс для тех, кто использует облачные решения. Однако ответственность за правильность всех данных все равно остается за пользователем. Именно поэтому важно не просто нажать нужные кнопки, а понимать, какую операцию вы оформляете и зачем.

Как отменить чек коррекции при ошибке

Отмена на онлайн-кассе – задача не из простых. В отличие от обычного чека, который можно аннулировать с помощью возврата, коррекционный не подлежит отмене в стандартном смысле. Это связано с его статусом официального документа, зафиксированного в фискальной памяти и переданного в ОФД и ФНС. Однако если в процессе оформления была допущена ошибка – например, неверная сумма, дата или основание, – ее можно исправить. Для этого потребуется создать новый чек коррекции, который компенсирует допущенное нарушение и корректно отражает расчеты. Важно действовать по инструкции, чтобы избежать повторных ошибок и сохранить логику документооборота.

Что делать, если нужно отменить ошибочный коррекционный документ:

1. Подготовьте акт внутренней проверки или пояснительную записку, где указывается, в чем заключалась ошибка, почему требуется новая коррекция.
2. Сформируйте второй чек коррекции с противоположным типом расчета: если в первом был «приход», используйте «возврат прихода», и наоборот.
3. Укажите в новом документе корректную сумму и все обязательные реквизиты, включая точную дату предыдущего расчета и номер ошибочного чека (если позволяет касса).
4. Добавьте в поле «основание коррекции» информацию о причине повторной корректировки – например, «исправление технической ошибки в предыдущем чеке».
5. Отправьте новый документ в ОФД и убедитесь, что он принят и отображается в отчетности.

Таким образом, отмена осуществляется не в буквальном смысле, а через внесение исправлений. Это требует внимательности, корректной документации и понимания норм работы с фискальными документами. Если вы не уверены в действиях – лучше проконсультироваться с оператором фискальных данных или технической поддержкой производителя вашей кассы.

Как исправить неправильный чек коррекции

Если в уже оформленном документе коррекции допущена ошибка – например, неверная сумма, тип расчета, дата, ИНН или другие реквизиты – просто отменить его невозможно.

Вот как правильно исправлять неправильную корректировку, чтобы избежать применения санкций со стороны налоговой инспекции:

1. Уточните, в чем именно допущена ошибка – это может быть сумма, ставка НДС, тип расчета (приход/расход), дата, ИНН или другие реквизиты.
2. Подготовьте пояснительную записку или акт, в котором укажите суть ошибки и необходимость внесения повторной корректировки.
3. Сформируйте новый чек коррекции с правильными данными – внесите верную сумму, дату расчета, ставку НДС и другие обязательные поля.
4. Если изначальная корректировка привела к завышению суммы, выбейте возвратный чек коррекции, а если к занижению – надо выбивать новый приход.
5. В поле «основание коррекции» укажите, что новый документ оформлен для исправления ошибки, и добавьте номер и дату предыдущего чека.
6. Отправьте новый чек через кассу в ОФД и проверьте, что он корректно отображается в отчетности.

Главное не откладывать: ошибки в корректировках могут повлечь штрафы от ФНС, особенно если искажается отчетность.

Как выглядит чек коррекции

Документ по внешнему виду напоминает обычный фискальный чек, но имеет важные отличия по содержанию. Его структура строго регламентирована форматом фискальных документов (ФФД) и включает специальные реквизиты, по которым налоговая и покупатель могут определить, что это именно корректирующий документ, оформленный в рамках закона 54‑ФЗ.

Основные реквизиты:

• название документа – «чек коррекции» вместо стандартного «чек» или «возврат»;
• тип расчета – приход или расход (в зависимости от ситуации: доплата или возврат);
• признак расчета – корректировка (отличается от обычной продажи или возврата);
• дата и время расчета, подлежащего корректировке – указывается отдельно;
• основание корректировки – вручную вносится причина (например, ошибка в кассовом учете или требование ФНС);
• сумма корректировки – обязательно отражается итоговая сумма по чеку (в том числе НДС, если он есть);
• реквизиты организации – ИНН, наименование, адрес торгового объекта или юридического лица;
• номер и дата оформления – это необходимо для корректного отслеживания в системе ОФД и ККТ;
• подпись кассира (если используется печатная форма), либо электронная подпись ККТ при онлайн-пробитии.

Именно благодаря этим параметрам можно отличить корректировочный документ от обычного кассового. Он содержит всю необходимую информацию для подтверждения исправлений и соответствует требованиям законодательства.

Что делать после формирования чека коррекции

Формирование коррекционного документа на онлайн-кассе – это только первый шаг. После того как он создан и фискализирован, важно правильно завершить процедуру, чтобы избежать претензий со стороны ФНС и сохранить корректный учет. Все действия должны быть зафиксированы, а документы – сохранены.

Что нужно сделать после пробития:

• проверить подтверждение корректировки на наличие всех обязательных реквизитов, включая основание, из-за которого вы решили выбивать его, и точную сумму;
• убедиться, что корректировка успешно передана в ОФД (оператор фискальных данных) и принят системой ФНС;
• сохранить бумажную копию (если используется автономная касса) или выгрузить электронную версию для архива;
• если корректировка была оформлена по требованию налоговой, подготовить сопроводительное письмо и копию для предоставления в ФНС;
• отразить корректировку в бухгалтерском учете и отчетных документах за соответствующий период;
• уведомить клиента (если требуется) и передать ему чек, особенно при возврате средств или уточнении суммы.

Корректно оформленный и своевременно отправленный чек коррекции позволяет избежать штрафов и претензий при проверках. Это важный инструмент для приведения расчетов в соответствие с требованиями 54-ФЗ. Если возникли вопросы, лучше обратиться за консультацией в профильную компанию или к оператору, который предоставляет услуги облачной кассы.