Требования к кассовому чеку

17 июля 2025
Владимир Кузнецов

Оформление кассовых чеков в России регулируется строго – начиная с 54‑ФЗ и заканчивая приказами ФНС, вступающими в силу в разные периоды года. Каждый предприниматель, применяющий онлайн‑кассу, должен знать, какие требования к кассовому чеку действуют сейчас, какие изменения вступили в силу в 2024 и 2025 году. Особенно это важно для тех, кто работает с наличными и безналичными расчетами, использует ККТ или применяет специальные налоговые режимы.

Цель этой статьи – подробно разобрать, как оформлять кассовый чек по всем правилам, что говорит закон 54‑ФЗ о реквизитах, какие обязательные поля должен содержать этот фискальный документ, и какие санкции грозят за ошибки.

Новые требования к кассовым чекам

В 2024-2025 годах ФНС России продолжила обновлять требования к оформлению кассовых чеков. Нововведения касаются как состава реквизитов, так и формата передачи данных, а также отдельных категорий налогоплательщиков. Основная цель изменений – сделать расчеты более прозрачными, упростить проверку документов.

Новые требования к кассовым чекам обязательны к применению всеми, кто использует ККТ, вне зависимости от системы налогообложения или вида бизнеса. Особенно строгие правила касаются онлайн-продаж, удаленной торговли, оказания услуг и торговли с использованием агрегаторов.

Ключевые новшества, которые были введены или закреплены в последние месяцы:

  • с 1 марта 2024 года все кассы должны использовать формат фискальных данных 1.2, который требует указывать расширенный состав реквизитов;
  • обязательное указание номенклатуры товаров, услуг;
  • включение в бланк признака предмета расчета;
  • указание типа расчета: предоплата, полный расчет, частичный расчет, возврат;
  • обязательное указание ИНН покупателя для документов B2B‑формата;
  • для курьерских, агентских сервисов – обязательное указание данных владельца товара (агент-принципал);
  • QR‑код обязателен на всех документах, включая электронные;
  • новый формат обязательного реквизита «электронный адрес покупателя» при отправке в онлайн-режиме.

Соблюдение новых требований к реквизитам критично – при нарушении ФНС вправе оштрафовать бизнес даже при наличии зарегистрированной ККТ.

Что говорит 54-ФЗ о кассовых чеках

Этот закон обязателен к исполнению для всех организаций и ИП, принимающих оплату наличными или электронными средствами. Он определяет, какие данные должен содержать каждый фискальный документ, кто и в каких случаях обязан использовать ККТ, а также как обеспечивается фискализация, передача данных в налоговые органы. Требования к оформлению установлены в статьях 4.7, 4.8 и 4.9 закона 54‑ФЗ и регулярно обновляются приказами ФНС.

Основные положения закона 54-ФЗ:

  • каждый расчет (оплата наличными, картой, через СБП и т.д.) должен быть подтвержден кассовым документом;
  • чек должен формироваться с помощью зарегистрированной онлайн-кассы, передающей данные в ОФД и далее в ФНС;
  • в бланке обязательно указываются дата и время расчета, сумма, форма оплаты, список товаров или услуг, НДС (если применяется);
  • устройство должно быть фискализировано, содержать действующий фискальный накопитель;
  • документ может быть выдан на бумаге или отправлен в электронном виде – по SMS, e‑mail или через мессенджеры;
  • покупатель вправе потребовать чек в любой форме, а продавец обязан его выдать;
  • при возврате средств оформляется бланк коррекции или возврата, который также передается в налоговые органы;
  • неисполнение требований грозит штрафами для ИП и организаций, вплоть до приостановки деятельности;

Закон также определяет, какие категории лиц и в каких случаях могут работать без ККТ – например, при продаже товаров собственного производства на рынке или в отдаленной местности.

Реквизиты кассового чека: полный список

Требования к реквизитам кассового чека строго регламентированы законодательством. Каждый кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, обеспечивающие юридическую значимость документа, прозрачность расчета и возможность его проверки через систему ФНС.

Эти данные фиксируются в фискальной памяти устройства, затем передаются через оператора фискальных данных (ОФД). Наличие всех реквизитов помогает избежать споров с клиентами, обеспечивает соблюдение требований и позволяет успешно пройти налоговые проверки.

Полный список обязательных реквизитов кассового документа:

  • дата и время, в которые была произведена покупка;
  • название документа;
  • индивидуальный номер налогоплательщика продавца;
  • номер и смена фискального накопителя (ФН);
  • регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
  • название организации или ФИО ИП;
  • адрес расчета – место, где производится продажа или оказание услуги;
  • номер чека и смены.

Кроме того, в документе должен быть отражен список приобретенных покупателем товаров и/или услуг, общая сумма, налоговая ставка, QR-код для проверки подлинности, служебная информация оператора фискальных данных.

Эти реквизиты обязательны для всех кассовых документов, формируемых в России, начиная с сентября 2022 года. Их отсутствие или неправильное оформление может привести к признанию чека недействительным и наложению штрафов.

Требования к товарному чеку и кассовому

В розничной торговле и при оказании услуг продавцы нередко сталкиваются с выбором между оформлением кассового и товарного фискальных документов. Хотя оба могут подтверждать факт расчета, юридическая сила, а также требования к ним существенно различаются.

Кассовый обязателен в случаях, когда продавец применяет ККТ, а его реквизиты регулируются 54-ФЗ и приказами ФНС. Товарный может использоваться как дополнение либо как основной документ в случаях, когда использование ККТ не требуется – например, у самозанятых.

Основные различия и требования:

  • Кассовый чек формируется через онлайн-кассу, содержит фискальный признак, автоматически отправляется в ФНС через ОФД, имеет строгие требования к реквизитам;
  • Товарный чек оформляется вручную или в электронном виде без фискализации, содержит основные сведения о товаре или услуге и может использоваться как подтверждение покупки для клиента;
  • Обязательные реквизиты товарного бланка включают: наименование организации или ИП, ИНН, дату продажи, наименование товара/услуги, цену, сумму, подпись продавца;
  • Товарный документ не заменяет кассовый, если продавец обязан применять ККТ по закону. Исключение – самозанятые и определенные виды деятельности, где касса не нужна;
  • Оба типа можно использовать вместе: кассовый – как фискальный документ, товарный – для более детализированной информации (например, с печатью и подписью для обмена/возврата);
  • При оплате через интернет-магазин кассовый чек обязателен и должен быть отправлен покупателю автоматически.

Важно понимать различие между этими документами, особенно при выстраивании продаж и оформлении отчетности.

Частые ошибки в оформлении чеков

Даже при использовании современных онлайн-касс пользователи нередко совершают ошибки, которые могут привести к штрафам, претензиям от клиентов, проблемам с ФНС. Самые распространенные из них – это отсутствие обязательных реквизитов, неправильно указанные данные о товаре или услуге, неверная ставка НДС или ошибка в дате и времени расчета.

Особенно часто ошибки возникают у предпринимателей, которые только начинают работать с ККТ, либо у тех, кто использует устаревшее оборудование.

Например, неправильно установленный фискальный накопитель или отсутствие связи с ОФД могут привести к неотправке чеков в налоговую, а некорректные наименования товаров – к отказу в вычете у покупателей.

Чтобы избежать подобных проблем, Екомкасса предлагает кассовые решения с полным сопровождением. Мы помогаем настроить ККТ, следим за актуальностью программного обеспечения, консультируем по вопросам соответствия требованиям законодательства и обеспечиваем автоматическую генерацию чеков.

Что будет, если не соблюдать требования к чеку

Закон 54‑ФЗ, а также приказы ФНС строго регламентируют, как должен выглядеть чек, какие реквизиты он обязан содержать и в каком порядке формироваться. Нарушение этих правил считается административным правонарушением, за которое предусмотрены санкции:

  • Штраф от ФНС. За отсутствие обязательных реквизитов (например, наименования товара, ИНН, времени расчета) предусмотрены штрафы: от 1/4 до 1/2 суммы расчета, но не менее 10 000 рублей для юридических лиц;
  • Блокировка кассы или отказ в регистрации ККТ. Если нарушения касаются программного обеспечения, фискального накопителя или взаимодействия с ОФД, налоговая может аннулировать регистрацию оборудования;
  • Проблемы с вычетами у покупателя. Если фискальный документ оформлен неправильно, клиент не сможет использовать его в налоговой отчетности или для подтверждения расходов;
  • Утрата доверия со стороны клиентов. Неправильно оформленные документы вызывают сомнения в надежности компании;
  • Повторные нарушения усиливают ответственность. При систематическом несоблюдении требований возможны дополнительные проверки и рост санкций.

Чтобы избежать подобных рисков, важно соблюдать все правила оформления чеков, использовать надежную онлайн-кассу и актуальное программное обеспечение.